【OL必見】仕事が暇な時にできる時間の有効活用20選

こんにちは、みにょんです。

OLのみなさん！

この記事を読んでいるという事は仕事中、暇で困っていますね？

今回は私も実践している「事務員が暇な時にサボっていると思われない暇つぶし方法」を20個お伝えします！そんなもんとっくにやってるわ！というものもあるかもしれませんが、これを最後まで読んでいただけるだけで10分は潰れると思うので読んでみてください。

仕事が暇な時にできる時間の有効活用

1.とりあえず周囲の人に助けを求めてみる。

自分の仕事はないけど周りの人は忙しそう～という時は「今日、手が空いているんですけど何か手伝えることありますか？」と聞いてみてください。「暇やから手伝ったろか？」なんて上から目線の言い方にならないように。仕事分けてください～の感じで聞いてみましょう。

すると案外「じゃあこれまとめてくれる？」なんて単発作業ゲットに繋がったりします！私もラッキー相手もラッキーのウィンウィンが生まれますので、丁寧に完ぺきに仕上げてやりましょう。(上からやめぇ)

2.いつも使っている文章などのテンプレ作成。

送付状や案内文のテンプレ化はどの職場も使用されていると思いますが、メールの文章もテンプレ化するとかなり作業が楽になります。例えば、私が使用している「催促メール」のテンプレート。

これは毎回毎回毎回、連絡がつかなかったり「また連絡する」と言いながら連絡がこない人へ送る会議の時間を催促するメールです。(どの会社にも一人はいませんか？)

**部分を少し変えれば、どんな内容でも使いまわしができるので頻繁に使う文章はテンプレ化するとかなり便利！「＊月度＊＊会議のご案内」「＊＊の議事録」など毎月作成するメールの文章にもおすすめです。

3.エクセル(関数)・ワードの勉強。

ショートカットや関数・便利機能の知識は持っていて損はしません！

私はエクセルを使用中ほとんどマウスを使っていません。暇な時間を使って得たショートカットキー様のおかげでデータ入力や表作成なんかはキーボードのみで作成しています。コピーの「Ctrl+C」貼り付けの「Ctrl+V」ひとつ前にもどる「Ctrl+Z」を覚えるだけで作業が断然楽になります。

大量のデータ入力を主にしている事務員さんには関数を使いこなすことを強くおすすめします。私は今まで１時間かけて抽出していたデータ入力がVLOOKUP関数やIF関数を駆使することでたった5分で探すことなく入力ミスすることなく、完了できるようになりました。(初めて完成した時は「私プログラマーになれるかも」と思いました。もちろんなれません。）

関数の習得は本気でおすすめします！勉強していても怒られませんしむしろ応援されて、業務に反映した後は上司も喜んでくれるはずです。私の上司は「魔法やん！！！」って言うてました。愉快な職場です。

4.よく使う単語などをPCに登録。

自分の会社名や住所・電話番号・上司や取引先のお名前はすべて「単語の登録」をしています。毎日何度も出てくる「お疲れ様です。」「宜しくお願い致します。」なんかも登録しています。例えば、「よ」と打つと「宜しくお願い致します。」が出てくるのでかなり楽です。一度じゃ変換されない苗字の人も登録しておくと便利。

「単語の登録」はPC画面右下の「あ」という表示上で右クリックすると出てきます。ぜひぜひ活用してみてください。

5.メールボックスの整理。

メールの受信BOX、溜まっていませんか？

毎回あの時のメールどこいった？ってスクロールしまくっていませんか？

そういう時はフォルダを作成してメールを整理しましょう！「人事関係」「会議関係」「(取引先)様」などフォルダ分けをすると目的のメールも探しやすいです。

6.メールの署名作成(デザイン変更)。

メールの署名、登録していますか？

外部の方にメールを送る際、最後に署名があると「あぁ、あの人か」と分かって頂けるし、相手の手元に名刺がない時でも署名を見れば連絡先が書いてあるので便利です。

シンプルなデザインが基本ですが、★などを使って目立たせても個性的で印象に残りやすいです。ちなみに私はこんな感じ。いたってシンプルです。

7.デスクトップ・フォルダの整理。

デスクトップやフォルダ内にアイコンが溢れていませんか？

私のデスクトップは【右側に他部署関係・中央に毎日使うデータ入力関係・左側に部内関係】と分けてフォルダを配置しています。その中でもよく使うものはアイコンを目立つものに変更しています。(アイコンの変更は、アイコン上で右クリック→プロパティ→カスタマイズ→アイコンの変更)

フォルダ内でも更にジャンル別に分けて、探す手間を省いています。移行する際はコピーではなくショートカットでする事を忘れずに！

8.備品購入という名目のカタログ熟読。

これもほぼ趣味です。備品管理担当なのですが、購入するものを探すふりをしてアスクルやコクヨのカタログを見ながら楽しんでいます。たまには違うボールペン買ってみよ～とか、このバインダーおしゃれ～とかページめくっていると結構時間が経ってたりします。

9.伝言メモの作成(デザイン変更)。

みなさんの職場は「伝言メモ」使っていますか？

電話があった時、わざわざ付箋に書いてりしていませんか？

伝言メモを大量に作成していると必要な項目だけ書くだけで済むので時短になります。そして暇な時はメモのデザインを変えてみたり大量印刷してカットしていくだけで時間が潰れます。物作りが好きなOLにはおすすめの作業！

ちなみに私の職場ではこんなデザインです。

シンプル。イラストは「電話　アイコン」とググれば沢山出てくるのでお好きなものを選んで作成してみてください。

10.真面目に改善提案！

私の職場には「改善提案」たるものがあります。

日々の面倒くさい作業や危ない作業、ミスが多発している業務に対して「こんなシステムにしたら楽になりました！」「ここを変えたら安全対策になりました！」など業務効率を上げる提案をしていきます。

先ほど挙げた「関数を使ったら入力作業の時短・ミス防止になった」「１日何度も書く伝言のテンプレートを作って手間を省いた」も立派な改善提案になります。

こうしたらいいのに、をどんどん実行して会社に貢献しているアピールしちゃいましょう！(ただし、何もかも時短にしてしまうと今より更に暇になります。私が例です。)

11.溜まった書類を一気にシュレッダー！

 何年も溜めている不要な書類を断捨離しましょう！

個人情報や社外秘のものはシュレッダーに。ついでに上司にも聞いて、一気にシュレッダーにかけると上司もハッピー・暇つぶしが増える・スッキリするしで一石三鳥です。

12.美文字の練習。

いつまでも丸字やギャル字だったりしていませんか？

普段は読めればいいかもしれませんが事務員をしていると必ず経験するのが「のし袋」です。筆ペンとか無理・・うわぁなにこれ恥ずかしいなんて思いをする前に美文字の練習をしましょう。「なにしてんの？」と聞かれても「大事な書類を書く時のための練習です！」と答えておけば大丈夫。(きっと大丈夫)

字が汚い事務員より綺麗な方が仕事できる人っぽく見えませんか？

字の印象、大事です！私は100均で買ったボールペン字講座の本で練習をしていました。

13.スキルアップの勉強。

エクセルを極める、と同じかもしれませんがここで紹介したいのはビジネスマナーの方です。私は18歳で事務員になって「お茶出し」「ビジネスメール」「電話対応」‥全てが初めてでした。失敗しながらも周りに聞いたりネットで調べたりと何とかやってきましたが、それらが許されたのは「高卒の若い子」だからです。

やっぱり、事務員として基本は知っておきたい。もっと上のビジネスマナーを学びたい、と思いまず勉強をしたのが「ビジネス文書検定」。これは社会人であればジャンル問わず習得しておきたいビジネスマナーが学べるので是非挑戦してみてほしいです。

毎日使うエクセルやワードを極めたいと思い「マイクロソフトオフィススペシャリスト」の資格も取りました！

この先転職する時が来ても、ただ口で「マイクロソフト使えます」と言うより資格を取っている方が信頼感もありますよね。このふたつはかなり自分の中でいい勉強になったと実感しています。

ちなみに今興味があるのは「伝え方コミュニケーション検定」。笑

面白そうだなと思って。コミュニケーションが苦手な方や興味がある方は、バナーを貼っているのでチェックしてみて下さい。

こちらの「事務プロフェッショナル講座」も気になります。

講座なしで試験だけでも受けられるそうなので、自分が今どれだけの知識があるのか試してみるのもいいですね。10年事務員やってて落ちたらかなりショック。。

14.名刺の整理。

もう取引をしていない会社や担当が変わった人・役職が変わった人の名刺は、何か間違いが起きてしまう前に捨ててしまいましょう。内職好きな私はあいうえお順に並べて整理していく時間が楽しかったりします。

15.年末することリストの作成。

暇だ暇だと思っていても年末はどこの会社もバタバタするはず。

年内にするべきことをリストアップしてスムーズに仕事納めができるよう、準備をしておきましょう。「年末年始休業のお知らせ」「新年のご挨拶」をメールやFAXで送付する事もひと手間かかりますが丁寧な印象になりますよね。

16.上司にコーヒーを入れてみる。

これは職場環境によりますよね。笑

私の職場は結構アットホームなので「**さんもコーヒー飲みます？」なんて聞くと嬉しそうにYESが返ってきます。何かあった時にフォローしてくれるかもしれません。(そんなに甘くない)

17.給湯室など共用部の清掃。

私の職場には共有の冷蔵庫があるのですが、なんせ飲みさしのペットボトルが増えます。たまに期限切れのポン酢や誰も食べない遠慮の塊でできた土産があります。

そんな時は「冷蔵庫の整理をします！*月*日朝まで残っていた物はこちらで廃棄します。ご自分の物は名前の記入をお願いします。」と張り紙をして一気に整理したりしています。

あとはポット洗浄や来客用スリッパの新調・会議室のホワイトボードを磨き上げるなど、探してみると結構仕事があったりします。

18.いつかのための引継ぎリスト作成。

私もそろそろ子どもが欲しいです。(聞いてない)

遅かれ早かれそんな時期が来ると思うので、時間があるうちに引継ぎリストの作成をしています。

長い間勤めていると事務員にしかできない仕事や共有できていない事ってありますよね。自分の仕事をリストアップして、優先順位や引き継ぐ相手なども考えておきましょう。子供に限らず急に体調を崩したり退職する事だって無きにしも非ずです。

19.いつかのための自分の業務のマニュアル作成。

先ほどの引継ぎリストに加えて、業務手順を作成しておく事も大事です。

自分でやると数分で完成する資料も、完成後しか知らない人が作成しようとするとチンプンカンプンだったりもするので手順書は重要です。

後任者やそれに関係する他部署・取引先に迷惑をかけない為にも最後まで責任をもって引継ぎをしましょう。

20.転職サイトチェック！

これは究極！

もうこんな暇な会社やめてやる！そんな気持ちに限界がきたら転職を考えた方が人生の大事な時間を有効に使えるかもしれません。思い切って転職する事も自分にとってプラスになるなら必要です！

その時の為にも今この会社にいる間に履歴書に書ける実績を残したり、資格を取ったりと自分磨きをしておくと後悔はしないはず。時間は有効に使うべきです。

いくら暇といってもボーっとして無駄な時間を過ごさないようにしましょう。

以上が、私が仕事で暇な時にしている事20選でした。

最後まで読んで頂きありがとうございました。

是非参考にしてみてくださいね！